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Nous examinerons les méthodes principales de l'automatisation de l'activité. Les organisations modernes représentent l'ensemble des subdivisions, les filiales, les services et les bureaux échangeant des informations entre et accomplissant les parties séparées du travail total. Les phases principales de la vie de l'information non structurée dans le bureau sont :

L'interprète responsable du document. Indique le collaborateur de l'entreprise, à qui doit faire l'exécution du document donné ou qui a élaboré le document donné (pour partant et intérieur). L'interprète du document toujours un et seulement un. Parfois il y a deux interprètes du document (pour les documents de l'exécution de longue durée à est remplacé des cadres de l'entreprise).

Les documents de chacun de ces aspects peuvent être suffisants sont divers. Ce peut être les lettres, les dispositions, les indications circulaires etc. D'habitude par le type du document à l'entreprise est compris notamment ces divisions, et en outre encore plus (est admissible, si les lettres, à quoi consacré - les plaintes, les propositions, le souhait etc.). Du point de vue du secrétariat la division donnée est assez peu intéressante, bien que dans le système intérieur complet le secrétariat il soit absolument nécessaire. Ensuite sera examiné ici seulement les aspects de bureau des documents - entrant, intérieur et partant.

Avant tout tous les documents passant par le service total possèdent le numéro d'identité unique (probablement algorithmes de la construction des numéros pour chacun des types. Il ne suffit pas celui-là, n'importe quel papier n'ayant pas le numéro d'identité c'est simple le papier, et non le document. Par le document elle est faite notamment par la présence sur elle du numéro d'identité.

On plus haut décrivait le travail du secrétariat centralisé de l'organisation. En principe dans une grande organisation avec grand le travail du secrétariat peut être construit selon le principe décentralisé. De plus chaque subdivision de l'entreprise reçoit la part de la correspondance lui rapportant vers. De plus le compte du courrier se réalise est décentralisé. Les numéros du courrier sont créés ou dans le tampon-date commun (qui le premier a reçu le numéro, celui-là et est bon) ou le numéro du document entrant contient le numéro de la subdivision qui ont reçu le document et les tampons-dates dans chaque subdivision sont conduits indépendamment. Correspondance sortante d'habitude passe toujours dans une place (on ne savent pas au moins les entreprises avec un autre schéma du traitement de correspondance sortante).

À l'organisation il y avoir exister seulement un canal de l'entrée des documents entrant. Même si l'accueil des documents est construit selon le schéma distribué (voir “les Méthodes des liens avec le monde extérieur”), c'est fait seulement pour l'augmentation de la vitesse du traitement des documents. Toutes de telles subdivisions accordent instantanément l'information au secrétariat (il est désirable en régime on-line au lien avec le secrétariat). On Peut examiner que tels points exclus de l'enregistrement des documents sont les subdivisions du secrétariat.

Le principe de base du traitement des documents est ce que personne n'a d'archives locales des documents. N'importe quel document entrant qui ne se sont pas trouvé dans les archives totales des documents est le client potentiel sur la non-exécution. À l'organisation il y a un service correspondant, à savoir le secrétariat, qui répond pour le passage des documents. Les documents non pris en considération au secrétariat se perdent à la coupe de tout.

La partie considérable des problèmes du secrétariat apparaît de pour ce qu'elle est engagée à contrôler seulement les interprètes responsables, et non la chaîne complète du traitement du document. La chaîne complète du traitement du document est contrôlée au niveau des systèmes de l'organisation du traitement des documents du service ou au niveau du secrétariat spécial (voir les Corrélations du système de l'automatisation du traitement des documents du secrétariat).